En resepolicy ska hjälpa företaget att resa smart – med kontroll på kostnader, tydliga riktlinjer för resenärer och stöd för företagets hållbarhetsmål. Men alltför ofta ser vi policys som är otydliga, inaktuella eller helt enkelt inte används i praktiken.
Resultatet? Högre kostnader än nödvändigt, låg policyefterlevnad och ett resekonto som är svårt att förklara vid nästa budgetmöte.
Här lyfter vi fem vanliga policymissar som vi ofta ser hos nordiska företag – och hur du undviker dem.
1. Policyn är för generell – eller helt osynlig
En vanlig miss är att resepolicyn är för vag, otydlig eller gömd i ett dokument på intranätet som ingen läst på åratal. Resenärerna vet inte vad som gäller, och cheferna godkänner "som det alltid gjorts".
Effekten: Bokningar görs utan hänsyn till kostnadsramar, avtalade leverantörer eller bästa praxis. Det förloras både pengar och förhandlingsstyrka.
Exempel: Resenärer väljer fritt mellan flygbolag och hotell, trots att företaget har volymavtal som inte utnyttjas fullt.
Det är därför vi integrerar resepolicyn direkt i vårt bokningssystem – så att bara godkända val syns, och resenären guidas rätt redan från början.
2. Det är oklart vem som får godkänna resor – särskilt vid frånvaro
Många företag har informella godkännandeflöden där chefen mejlar ett "OK" eller godkänner i efterhand. Det funkar tills någon är på semester, sjuk eller slutar – och då faller bokningskedjan samman.
Effekten: Resor godkänns sent eller inte alls, vilket leder till dyrare bokningar, bristande dokumentation och stress för både resenär och ekonomi.
Exempel: En viktig kundresa blir onödigt dyr eftersom godkännande från chefen dröjde – och den flexibla biljettpriset dubblades över helgen.
Det är därför vi sätter upp flexibla, digitala godkännandeflöden – där ersättare kan anges och beslutsvägar är tydliga och automatiserade.
3. Hållbarhetskrav saknas eller är vaga
Många företag kommunicerar ambitiösa hållbarhetsmål – men när det gäller affärsresor saknas konkret vägledning. Det står inget i policyn om när tåg ska väljas framför flyg, eller hur CO₂-utsläpp ska följas upp.
Effekten: Klimatpåverkan ökar i onödan, och ni missar möjligheten att leva upp till CSRD och andra ESG-krav.
Exempel: En inrikesflygning bokas trots att tåget hade varit billigare, snabbare (dörr-till-dörr) och betydligt bättre för klimatet.
Det är därför vi erbjuder CO₂-data direkt i bokningsflödet, samt hjälper er sätta konkreta policyregler som stödjer era hållbarhetsmål.
4. Resenärer bokar själva – med privata kort
Det är vanligt att medarbetare bokar själva via externa sajter och sedan lämnar in kvitton för återbetalning. Det skapar stor variation i priser, leverantörer och betalningsmetoder – vilket försvårar kontroll och uppföljning.
Effekten: Ni tappar överblick, betalar mer än ni behöver och belastar ekonomiavdelningen med onödigt mycket manuellt arbete.
Exempel: Två personer reser till samma mässa men bor på olika hotell, betalar olika priser och redovisar på olika sätt – utan central spårning.
Det är därför vi samlar alla bokningar i ett och samma system, kopplat till företags- eller virtuella kort, och levererar färdigfördelad data till ekonomisystemet.
5. Policyn följs inte upp – eller förbättras
En resepolicy är inte ett statiskt dokument. Den behöver följas upp, mätas och justeras utifrån verkliga beteenden. Utan rätt insikter vet du inte om den fungerar – eller vad den faktiskt kostar.
Effekten: Policyn tappar i relevans, efterlevnaden sjunker, och beslutsfattare saknar fakta inför förhandlingar eller förändringar.
Exempel: Du vet att 30 % av resorna bokas sent, men har ingen statistik över varför – eller vilka avdelningar som bidrar mest till den kostnaden.
Det är därför vi erbjuder dashboard- och rapportfunktioner där du ser policyavvikelser, bokningsbeteenden och förbättringspotential i realtid.
Sammanfattning – en skarp resepolicy sparar mer än du tror
En tydlig, aktiv och uppföljd resepolicy är en av de mest kraftfulla verktygen för att:
- Hålla nere kostnader
- Minska manuell hantering
- Förbättra hållbarhetsarbetet
- Skapa trygghet för resenärer
- Ge ekonomiavdelningen överblick och verktyg
Det handlar inte om att kontrollera – utan att skapa tydlighet, effektivitet och ansvar.
Vi finns här för dig – för att bygga en resepolicy som fungerar i praktiken
Vill du se hur din resepolicy står sig idag – och få konkreta förbättringsförslag anpassade till just din verksamhet?
Boka ett möte med vårt team och ta del av vår sommarkampanj.
Det är enkelt att byta resebyrå – och vi hjälper dig från analys till implementering.
