En tydlig resepolicy är ett viktigt verktyg för att hantera kostnader, risker och hållbarhet i affärsresandet. Men att säkerställa att den faktiskt efterlevs – utan att skapa frustration hos resenärer eller lägga på onödig administration – är en balansakt många företag kämpar med.
I denna artikel visar vi hur du kan implementera en resepolicy som respekteras, följs och fungerar i praktiken – utan att bli uppfattad som en bromskloss i affärsflödet.
Varför resepolicy efterlevs – eller inte
Policydokument är inte lösningen i sig. Efterlevnaden avgörs av tre faktorer:
- Tydlighet – vet resenärerna vad som gäller?
- Tillgänglighet – syns policyn där bokningen sker?
- Smidighet – går det att göra rätt utan extra krångel?
Om svaret på någon av dessa är nej, ökar risken att resor bokas utanför policy – vilket leder till ökade kostnader, sämre datakvalitet och förlorad kontroll.
Så säkerställer du efterlevnad – utan att bli en stoppkloss
1. Gör det lätt att göra rätt
Problem: Många policys lever ett undanskymt liv som PDF på intranätet. Resultatet blir att bokningar görs utanför riktlinjer, och medarbetare styrs mer av Google än av företagets avtal och ramverk.
Lösning: Integrera policyn direkt i bokningsverktyget – där användaren redan befinner sig.
Exempel: När en resenär ska boka ett flyg Stockholm–Malmö visar systemet endast tågalternativ – i enlighet med policy – om restiden understiger 4 timmar. Flyg visas bara om avvikelse tillåts och motivering krävs.
Det är därför vi erbjuder policystyrda bokningsflöden där rätt val prioriteras automatiskt – så att medarbetaren aldrig behöver gissa.
2. Automatisera godkännandeflöden – undvik flaskhalsar
Problem: Många företag använder manuella mejl för godkännande, vilket leder till fördröjda beslut – särskilt under semestertider eller vid organisationsförändringar.
Lösning: Skapa digitala, fördefinierade godkännandeflöden som är anpassade per avdelning, roll och resans kostnadsnivå.
Exempel: En resa över 10 000 kr kräver godkännande från budgetansvarig. Om den personen är på semester går förfrågan automatiskt vidare till en utsedd ersättare.
Det är därför vi erbjuder konfigurerbara godkännandeflöden med automatisk eskalering, notiser och loggning – så att inga bokningar fastnar i mejlkorgen.
3. Styr besluten – men tillåt smarta undantag
Problem: För strikt policy utan flexibilitet skapar frustration och leder ofta till att medarbetare försöker kringgå systemet – genom privata bokningar eller manuella undantag.
Lösning: Utforma en policy som ger tydlig styrning, men tillåter välmotiverade avvikelser – med krav på att resenären anger orsak.
Exempel: En medarbetare måste boka ett dyrare hotell för att möta kundens säkerhetskrav. Systemet tillåter avvikelsen, men flaggar den i rapporten med angiven motivering.
Det är därför vi ger era medarbetare möjlighet att hantera undantag på ett kontrollerat sätt – så att ni behåller flexibilitet utan att tappa kontroll.
4. Kommunicera varför – inte bara vad
Problem: En policy som bara pekar med hela handen utan att förklara varför den finns, upplevs lätt som byråkratisk eller stel.
Lösning: Kommunicera syftet bakom policyn. Lyft fram att riktlinjerna skyddar resenären, företagets ekonomi och klimatpåverkan – inte bara reglerar val.
Exempel: I bokningssystemet visas en kort text som förklarar varför tåg föredras framför flyg på korta sträckor: “Att välja tåg minskar CO₂-utsläppen med upp till 90 % jämfört med flyg – och ger oftare direkt tillgång till citykärnan.”
Det är därför vi hjälper våra kunder att kommunicera policyn i rätt kanaler, på rätt språk – och kopplat till företagets kultur och värderingar.
5. Följ upp och förbättra löpande
Problem: Många företag vet inte om deras policy efterlevs, eller varför den inte gör det. Utan uppföljning finns inget underlag för förbättring.
Lösning: Använd data för att förstå hur policyn fungerar i praktiken, identifiera vanliga avvikelser och justera riktlinjerna där det behövs.
Exempel: Rapporten visar att 45 % av hotellbokningarna i en viss avdelning sker utanför policy. Vid analys framkommer att resenärerna ofta saknar godkända hotell i destinationsområdet – och policyn behöver därför justeras eller hotellprogrammet utökas.
Det är därför vi levererar skräddarsydda policyrapporter och dashboards – så att du får verklig insikt och kan fatta datadrivna beslut.
Exempel på smart policyfunktioner i vår plattform
Sammanfattning: Policy efterlevnad utan friktion
Att säkerställa efterlevnad handlar inte om kontroll – det handlar om att skapa förutsättningar för bra beslut. Genom att kombinera styrning med tillit, och systemstöd med tydlig kommunikation, kan du:
- Minimera kostnader och policyavvikelser
- Minska frustrationen hos resenärer
- Öka spårbarhet och transparens
- Förbättra klimatpåverkan och riskhantering
Allt detta – utan att vara den som står i vägen.
Vi finns här för dig – för att skapa en resepolicy som efterlevs
Vill du uppdatera eller skärpa er policy – utan att det upplevs som en bromskloss i organisationen?
Boka ett möte med vårt team idag och ta del av vår sommarkampanj.
Vi hjälper dig från analys till implementering – smidigt, datadrivet och anpassat efter er verksamhet.
